10 rzeczy, które warto zautomatyzować w małej firmie

Małe firmy, freelancerzy i jednoosobowe działalności bardzo często korzystają z prostych narzędzi: Excela, Worda, notatnika, kalendarza, formularzy kontaktowych czy kilku różnych programów jednocześnie.

Na początku to zwykle wystarcza.

Problem pojawia się wtedy, gdy firma zaczyna wykonywać te same czynności coraz częściej. Dane trzeba przepisywać z jednego miejsca do drugiego, dokumenty tworzyć na podstawie poprzednich plików, ręcznie liczyć wyceny, pilnować terminów albo prowadzić kilka arkuszy jednocześnie.

W takich sytuacjach rozwiązaniem nie zawsze musi być duży system CRM, ERP czy kosztowna aplikacja tworzona przez wiele miesięcy.

Czasami wystarczy niewielki program, prosta aplikacja internetowa albo dedykowana wtyczka, która rozwiązuje jeden konkretny problem.

Nie każda firma potrzebuje dużego systemu

Słowo „aplikacja dedykowana” często kojarzy się z bardzo dużym projektem, skomplikowanym wdrożeniem i budżetem liczonym w dziesiątkach lub setkach tysięcy złotych.

W praktyce wiele małych firm potrzebuje czegoś znacznie prostszego.

Może to być:

• niewielki program uruchamiany na komputerze,
• aplikacja dostępna przez przeglądarkę,
• prosty panel dla pracownika lub klienta,
• kalkulator,
• generator dokumentów,
• rozszerzenie istniejącej strony,
• dedykowana wtyczka WordPress,
• narzędzie automatyzujące jedną powtarzalną czynność.

Najważniejsze nie jest więc pytanie:

„Jaką aplikację powinniśmy stworzyć?”

Znacznie lepsze pytanie brzmi:

„Która czynność w naszej firmie zabiera niepotrzebnie dużo czasu?”

Poniżej przedstawiamy 10 przykładów procesów, które w małej firmie często można uprościć za pomocą stosunkowo prostego rozwiązania.

1. Automatyczne przygotowywanie ofert i wycen

W wielu firmach każda nowa oferta wygląda podobnie.

Otwierany jest poprzedni dokument, zmieniane są dane klienta, ceny, zakres usługi i kilka dodatkowych informacji. Następnie dokument trzeba zapisać, przekonwertować do PDF i wysłać.

Przy kilku ofertach miesięcznie nie jest to dużym problemem.

Przy kilkudziesięciu zaczyna zabierać sporo czasu.

Prosta aplikacja może pozwolić wybrać klienta, zaznaczyć odpowiednie usługi, podać ilości lub parametry, a następnie automatycznie:

• obliczyć cenę,
• zastosować rabat,
• dodać odpowiednie opisy,
• wygenerować numer oferty,
• przygotować dokument PDF,
• zapisać ofertę w historii klienta.

Zamiast kilkunastu minut pracy przygotowanie dokumentu może zajmować kilkadziesiąt sekund.

2. Kalkulator dopasowany dokładnie do sposobu działania firmy

Excel świetnie sprawdza się do obliczeń.

Nie zawsze jest jednak wygodnym narzędziem dla pracownika albo klienta.

Jeżeli firma regularnie wykonuje podobne kalkulacje, można stworzyć prosty kalkulator uwzględniający dokładnie jej sposób wyceny.

Może to być na przykład kalkulator:

• kosztu usługi,
• powierzchni,
• ilości materiałów,
• czasu realizacji,
• kosztów transportu,
• marży,
• prowizji,
• rat,
• pakietów usług,
• kosztów projektu.

Taki kalkulator może działać jako osobny program albo bezpośrednio na stronie internetowej.

Może być dostępny tylko dla pracowników lub również dla klientów.

3. Automatyczne tworzenie dokumentów i plików PDF

Umowy, protokoły, zamówienia, raporty, potwierdzenia czy formularze często powstają według jednego schematu.

Zamiast za każdym razem wpisywać te same dane ręcznie, można przygotować prosty generator dokumentów.

Pracownik uzupełnia formularz, a aplikacja automatycznie tworzy dokument zawierający:

• dane klienta,
• datę,
• numer dokumentu,
• zakres usługi,
• ceny,
• dodatkowe warunki,
• dane firmy.

Gotowy plik może zostać zapisany jako PDF i dołączony do historii klienta lub projektu.

4. Prosta baza klientów zamiast rozbudowanego CRM

Nie każda mała firma potrzebuje dużego systemu CRM z dziesiątkami funkcji.

Czasami wystarczy prosty panel zawierający:

• dane kontaktowe,
• historię współpracy,
• notatki,
• wykonane usługi,
• dokumenty,
• informacje o płatnościach,
• kolejne terminy.

Takie rozwiązanie może być znacznie wygodniejsze niż kilka arkuszy Excela, folderów i notatek zapisanych w różnych miejscach.

Największą zaletą aplikacji tworzonej pod konkretną firmę jest to, że zawiera tylko te funkcje, które rzeczywiście są potrzebne.

5. Rezerwacje i terminarz dopasowany do konkretnej działalności

Gotowych systemów rezerwacji jest bardzo dużo, ale nie każda działalność działa według standardowego schematu.

Fotograf może potrzebować zupełnie innego terminarza niż kosmetyczka, trener, wypożyczalnia czy firma serwisowa.

Prosta aplikacja może uwzględniać:

• różne rodzaje usług,
• czas potrzebny na realizację,
• lokalizację,
• dostępność pracowników,
• blokowanie terminów,
• dodatkowe informacje od klienta,
• status rezerwacji.

Dzięki temu właściciel firmy nie musi dostosowywać swojego sposobu pracy do ograniczeń gotowego programu.

To program może zostać dostosowany do firmy.

6. Przypomnienia i pilnowanie ważnych terminów

W małych firmach wiele rzeczy nadal pilnowanych jest ręcznie.

Może chodzić o:

• kończące się umowy,
• terminy płatności,
• przeglądy,
• serwisy,
• rezerwacje,
• odnowienia usług,
• kolejne kontakty z klientem.

Proste narzędzie może automatycznie wskazywać zbliżające się terminy albo przypominać o nich odpowiedniej osobie.

Nie musi być to rozbudowany system zarządzania przedsiębiorstwem. Często wystarczy prosta lista z automatycznie wyliczanymi terminami i odpowiednimi powiadomieniami.

7. Ewidencja czasu pracy i rozliczanie projektów

Freelancerzy i firmy usługowe często rozliczają klientów na podstawie czasu pracy.

W takim przypadku zwykły arkusz może z czasem przestać być wygodny.

Prosty program może pozwolić:

• uruchomić licznik czasu dla konkretnego projektu,
• przypisać czas do klienta,
• określić stawkę godzinową,
• automatycznie obliczyć wartość wykonanej pracy,
• przygotować zestawienie,
• wygenerować raport.

Dzięki temu właściciel firmy od razu widzi, ile czasu faktycznie poświęcił na konkretne zlecenie.

8. Prosty magazyn albo obsługa zamówień

Nie każda firma potrzebuje zaawansowanego systemu magazynowego.

Jeżeli działalność korzysta z kilkudziesięciu lub kilkuset produktów, materiałów albo części, czasami wystarczy niewielkie narzędzie pokazujące:

• aktualny stan,
• przyjęcia,
• wydania,
• minimalną ilość,
• historię zmian,
• przypisanie towaru do zamówienia.

Podobnie może wyglądać obsługa zamówień.

Zamiast kolejnego skomplikowanego systemu firma może potrzebować tylko kilku statusów:

nowe → w realizacji → gotowe → zakończone.

I właśnie do tego można stworzyć niewielką aplikację.

9. Dedykowana wtyczka do WordPressa

Strona internetowa nie zawsze musi działać wyłącznie jako wizytówka firmy.

WordPress można rozszerzać o funkcje stworzone dokładnie dla konkretnego biznesu.

Dedykowana wtyczka może na przykład:

• wykonywać dodatkowe obliczenia,
• tworzyć niestandardowe formularze,
• generować dokumenty,
• ograniczać dostęp dla konkretnych użytkowników,
• wyświetlać dane klientowi,
• automatyzować pracę administratora,
• przetwarzać informacje przesyłane ze strony,
• dodawać funkcje, których nie oferują gotowe wtyczki.

Jeżeli potrzebna funkcja jest bardzo specyficzna, czasami prościej stworzyć niewielkie własne rozwiązanie niż instalować kilka różnych rozszerzeń i próbować je ze sobą połączyć.

10. Połączenie strony internetowej z procesem firmy

Jednym z ciekawszych kierunków automatyzacji jest połączenie strony internetowej z tym, co dzieje się później w firmie.

Przykładowo klient wypełnia formularz na stronie.

Zamiast otrzymać zwykłego e-maila, system może automatycznie:

1. zapisać klienta w bazie,
2. utworzyć nowe zapytanie,
3. wykonać wstępne obliczenia,
4. wygenerować dokument,
5. przypisać odpowiedni status,
6. przygotować dane dla pracownika.

Dzięki temu strona internetowa przestaje być wyłącznie miejscem prezentującym ofertę.

Może stać się częścią procesu obsługi klienta.

Excel nie jest problemem

Warto podkreślić jedną rzecz.

Excel jest bardzo dobrym narzędziem i w wielu firmach może działać przez wiele lat.

Nie ma sensu zastępować go aplikacją tylko dlatego, że można.

Problem zaczyna się wtedy, gdy pracownicy tworzą coraz więcej arkuszy, ręcznie kopiują dane pomiędzy plikami albo muszą pamiętać, gdzie znajduje się właściwa wersja dokumentu.

Dobrym sygnałem, że warto pomyśleć o prostym narzędziu, jest sytuacja, gdy często pojawiają się zdania:

„Muszę to jeszcze przepisać.”

„Mam to chyba w innym Excelu.”

„Muszę policzyć to ręcznie.”

„Zawsze robimy to w ten sam sposób.”

„Trzeba pamiętać, żeby później jeszcze…”

To właśnie takie powtarzalne czynności najczęściej nadają się do automatyzacji.

Gotowy program czy aplikacja na zamówienie?

Gotowe programy mają jedną dużą zaletę: zazwyczaj można zacząć korzystać z nich od razu.

Jeżeli odpowiadają sposobowi działania firmy, często jest to najlepszy wybór.

Problem pojawia się wtedy, gdy firma wykorzystuje tylko niewielką część funkcji programu albo musi zmienić swój sposób pracy, żeby dopasować się do systemu.

Własne niewielkie narzędzie ma sens przede wszystkim wtedy, gdy firma ma konkretny, powtarzalny proces, którego gotowe rozwiązania nie obsługują w wygodny sposób.

Nie zawsze potrzebna jest również aplikacja pisana całkowicie od początku.

Czasami najlepszym rozwiązaniem będzie:

• wykorzystanie istniejącego programu,
• rozszerzenie strony WordPress,
• stworzenie dodatkowej wtyczki,
• niewielka aplikacja webowa,
• prosty program desktopowy,
• połączenie kilku istniejących narzędzi.

Nie potrzebujesz aplikacji za 100 000 zł

Wiele małych firm nawet nie rozważa stworzenia własnego narzędzia, ponieważ zakłada, że będzie to duża inwestycja.

Tymczasem nie każda aplikacja musi być rozbudowanym systemem.

Jeżeli jej zadaniem jest rozwiązanie jednego konkretnego problemu, projekt może być znacznie mniejszy.

Najważniejsze jest określenie:

• jaki problem ma zostać rozwiązany,
• ile czasu zajmuje obecnie dana czynność,
• kto będzie korzystał z narzędzia,
• jakie funkcje są rzeczywiście potrzebne,
• z czego można świadomie zrezygnować.

Im bardziej precyzyjny problem, tym prostsze może być rozwiązanie.

Narzędzia również dla freelancerów i jednoosobowych działalności

Automatyzacja nie jest przeznaczona wyłącznie dla dużych przedsiębiorstw.

Czasami właśnie w jednoosobowej działalności oszczędność dwóch lub trzech godzin tygodniowo ma największe znaczenie.

Proste narzędzia mogą być przydatne między innymi dla:

• fotografów,
• grafików,
• projektantów,
• trenerów,
• doradców,
• firm budowlanych,
• instalatorów,
• serwisów,
• biur nieruchomości,
• gabinetów,
• firm szkoleniowych,
• małych sklepów,
• wypożyczalni,
• freelancerów,
• lokalnych firm usługowych.

W każdym z tych biznesów mogą istnieć niewielkie procesy, które da się uprościć.

Od problemu, nie od technologii

Przy tworzeniu niewielkich narzędzi dla firm nie zaczynamy od pytania, w jakiej technologii powinna powstać aplikacja.

Najpierw trzeba zrozumieć problem.

Dopiero później można zdecydować, czy najlepszym rozwiązaniem będzie:

strona internetowa, gotowy program, niewielka aplikacja, program na komputer, panel internetowy czy dedykowana wtyczka.

Czasem odpowiedź może być jeszcze prostsza: nowe oprogramowanie wcale nie jest potrzebne i wystarczy lepiej wykorzystać narzędzia, które firma już posiada.

Masz w firmie czynność, którą ciągle wykonujesz ręcznie?

Jeżeli regularnie kopiujesz te same dane, przygotowujesz podobne dokumenty, wykonujesz te same obliczenia albo prowadzisz kilka arkuszy tylko po to, żeby kontrolować jeden proces — być może da się to uprościć.

W Golden Pixel tworzymy strony internetowe, sklepy, niewielkie programy, aplikacje oraz dedykowane wtyczki dla freelancerów, jednoosobowych działalności i małych firm.

Nie zawsze potrzebny jest duży system.

Czasami wystarczy jedno dobrze zaprojektowane narzędzie rozwiązujące jeden konkretny problem.

Nie wiesz, czy potrzebujesz strony internetowej, gotowego programu, wtyczki czy niewielkiej aplikacji na zamówienie? Opisz nam problem, który chcesz rozwiązać. Zaproponujemy możliwie najprostsze rozwiązanie – bez budowania rozbudowanego systemu, którego Twoja firma nie potrzebuje.